Protección de datos - LOPD-GDD

Política de privacidad

Nuestra empresa en sus actividades utiliza datos personales de nuestros clientes, compañeros de trabajo o socios comerciales, visitantes de nuestras instalaciones y personas con quienes hemos negociado la celebración del contrato. No tomamos la protección de sus datos personales y su privacidad a la ligera y hacemos todo lo posible para garantizar que estén adecuadamente protegidos. Manejamos los datos personales en total conformidad con la legislación aplicable.

En este documento, explicaremos qué información personal recopilamos, con qué propósito, cómo la usamos, qué hacemos para mantenerla segura y qué derechos puede ejercer contra nosotros.

Quienes somos (es decir, administrador de información personal)
El administrador de información personal¹ es nuestra empresa ELKO EP ESPAÑA S.L., domicilio social: C./ Julián Gayarre 7A, 07004 Palma de Mallorca, Islas Baleares, CIF: B57833600, inscrita en el Registro Mercantil, Tomo: 2557 / Libro: 0 / Folio: 1 / Hoja: PM-73006 / Inscrip: 1
Al final de este documento, se enumeran todos los contactos con nuestra empresa.

¿Qué datos recopilamos?
Sin consetimiento

• 1. Datos de identificación - datos personales utilizados para su identificación inequívoca e inconfundible, por ejemplo, nombre, apellido, título, fecha de nacimiento, domicilio, datos de inicio de sesión para nuestra aplicación o tienda electrónica (nombre de usuario, contraseña, etc.).
• 2. Detalles de contacto -  información que le permite ponerse en contacto con usted, por ejemplo, número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección de contacto.
• 3. Datos de compra y nuestra cooperación comercial, como historial de compras, información de pago, datos bancarios, tarjeta de crédito, etc.
• 4. Datos sobre entradas a las instalaciones de nuestra empresa.
• 5. Fotografías.
• 6. Grabaciones de cámara.
• 7. Grabación de voz (si se graba una llamada al centro de atención al cliente de nuestra empresa).
• 8. Identificadores de red relacionados con el uso de servicios y aplicaciones web - al utilizar nuestro sitio web, aplicaciones o tienda electrónica, utilizamos diversas tecnologías para recopilar y almacenar información para identificar su navegador y dispositivo (cookies y tecnologías similares), recopilamos datos del dispositivo (por ejemplo, dirección IP u otros identificadores únicos de su dispositivo, modelo de hardware, versión del sistema operativo, datos de la red móvil, registros del servidor, dirección de protocolo de Internet, fecha y hora de su solicitud), datos de ubicación (dirección IP, GPS, puntos de acceso WI-FI o transmisor de red móvil).
• 9. Información sobre el uso de sus derechos legales y evidencia de su ejercicio contra nuestra empresa.
• 10. Otros datos, cuyo procesamiento es requerido por la legislación de España o la Unión Europea.

¹ El Administrador de datos personales es la entidad que determina qué información personal y por qué se recopila y cómo protegerla.

Con consetimiento
En algunos casos, nuestra empresa procesa los datos anteriores u otros datos basados en su consentimiento. En tales casos, el alcance exacto de los datos personales procesados se indica en el consentimiento que ha firmado. En tales casos, siempre tiene la oportunidad de retirar este consentimiento.

¿Para qué fines utiliza nuestra empresa información personal?
De acuerdo con la legislación aplicable, recopilamos y procesamos datos personales para un propósito predeterminado y solo en la medida necesaria para cumplir con este propósito.

Sin consentimiento

• 1. Con el fin de cumplir el contrato que ha firmado con nosotros. Este acuerdo implica qué datos necesitamos procesar para cumplir con todo lo que hemos negociado y lo que la ley nos impone en relación con dicho contrato (por ejemplo, Ley de Contabilidad, Código Fiscal, Código Laboral). Este propósito y la razón legal para el procesamiento también se aplican a la preparación del contrato, las negociaciones sobre los términos del contrato o la realización del procedimiento de selección.
• 2. Con el fin de cumplir con las obligaciones legales (por ejemplo, Ley de Contabilidad, Código Fiscal, Código Laboral, Ley del IVA, Ley de Servicios de Archivo, Ley de Protección al Consumidor).
• 3. Para la gestión de la relación con el cliente y creación de módelo analítico -  para ofrecerle un servicio rápido y conveniente, también procesamos los datos de compra, solicitudes o reclamaciones, comparamos y analizamos los datos de productos de nuestra empresa, creamos estadísticas y pronósticos de ventas para proteger nuestros derechos e intereses legítimos. En estos casos intentamos anonimizar los datos tanto como sea posible. La razón legal para el procesamiento es el interés legítimo de nuestra empresa.
• 4. Para fines de seguridad y gestión de riesgos - cuando lo exija la ley o para proteger nuestros intereses legítimos, procesamos sus datos personales en la medida necesaria para garantizar la seguridad dentro de nuestra empresa, proteger nuestra propiedad, prevenir y detectar fraudulentos o daños, etc.
• 5. Con el fin de ejercer o defender nuestros reclamos legales: si nos vemos obligados a hacer cumplir nuestros derechos o defenderlos en procedimientos judiciales o administrativos, utilizaremos los datos personales necesarios. La razón legal para el procesamiento es el interés legítimo de nuestra empresa.
• 6. A los fines de la gestión interna de nuestra empresa - nuestros empleados procesan sus datos personales también en cumplimiento de sus obligaciones legales laborales dentro de los procesos internos establecidos de nuestra empresa. Los motivos son, por ejemplo, la gestión interna de nuestras actividades, la creación de informes sobre las actividades de nuestra empresa o empleados individuales, los esfuerzos para optimizar los procesos internos o la necesidad de entrenar los empleados.
• 7. Envío de mensajes comerciales (marketing directo) - por lo general, se envían correos electrónicos o contactos telefónicos con ofertas de productos o servicios similares que ya le hemos proporcionado. Podemos enviar ofertas hasta que exprese su deseo de que ya no le enviemos tales ofertas. No pasaremos sus datos a terceros con el fin de enviar ofertas (a excepción de nuestros subcontratistas, procesadores que los procesarán por nosotros). Además, invitaciones a entrenamientos, seminarios, etc.
• 8. Las cookies son utilizadas por nuestra empresa en su sitio web para mejorar el funcionamiento de nuestro sitio web, evaluar su tráfico y optimizar las actividades de marketing. Los archivos de cookies son pequeños archivos de texto que un navegador almacena localmente en su ordenador. Las cookies no sirven ni permiten la identificación personal de los usuarios del sitio web, solo permiten la identificación de dispositivos finales. Puede encontrar más información sobre las cookies aquí: https://www.elkoep.es/cookies.

Con consentimiento.

Con su consentimiento, también podemos procesar datos personales para otros fines (por ejemplo, marketing). En tales casos, el fin de la recopilación y el tratamiento posterior de los datos personales se define con precisión en su consentimiento. En tales casos, siempre tiene la opción de revocar este consentimiento.

Uso de los datos personales para fines, para cuales no son recopiladas:
En algunos casos, nuestra empresa puede procesar datos personales para un fin diferente al cual se recopilaron los datos personales. Este es especialmente el caso si recopilamos sus datos con el fin de ejecutar un contrato o proporcionar un servicio y:

• la regulación legal nos impone cuánto tiempo tenemos para conservar los datos (por ejemplo, de acuerdo con la Ley de Contabilidad, tenemos que archivar las facturas por el precio de los bienes o servicios proporcionados durante un período de 10 años, incluso si ya no necesitamos los datos para fines contractuales);
• en consecuencia, surge una disputa y nuestra empresa debe hacer valer sus reclamos legales o defender sus derechos;
• posteriormente de acuerdo con las disposiciones del § 7 de la Ley núm. 480/2004 de la col., enviamos mensajes comerciales a clientes o clientes que han negociado con nuestra empresa en el pasado y en esa ocasión nos proporcionaron su dirección.

¿De qué fuentes obtiene nuestra empresa datos personales?
Directamente de usted durante las negociaciones sobre la celebración de un contrato o la prestación de un servicio y posteriormente durante la implementación.
De los registros disponibles públicamente, en los casos en que ejerzamos nuestros intereses legítimos, en particular en la recuperación de los importes adeudados, en la selección de un proveedor adecuado, en la verificación de la existencia de la entidad o en la verificación de la actualidad de los datos.
De fuentes abiertas o disponibles públicamente, como el sitio web o la publicidad de un socio, en el caso de socios comerciales potenciales para establecer comunicación sobre una posible cooperación comercial. Nuestra empresa puede almacenar dichos datos básicos en su sistema CRM para un contacto posterior.
Para fines administrativos internos², intercambiamos datos con otras entidades incluidas en el holding ELKO EP.
De otras entidades, si la ley lo permite expresamente (por ejemplo, en una disputa legal) o si le ha dado a esta otra entidad su consentimiento expreso para la transferencia de información sobre usted.

² Dentro del holding ELKO EP, transmitimos algunos datos personales de nuestros socios comerciales, clientes o empleados, principalmente con fines de administración e informes internos. Sin embargo, el fin también puede ser facilitar la celebración de contratos, la prestación de ejecución o la resolución de ciertos asuntos.

¿Está obligado a facilitarnos datos personales?
Si procesamos datos en relación con el contrato que ha celebrado con nosotros o con el servicio que le brindamos, puede decidir voluntariamente si concluye el contrato o utiliza el servicio o no. Si se ha concluido el contrato o se ha utilizado el servicio, entonces está obligado a proporcionarnos la información necesaria para ejecutar el contrato o utilizar el servicio. Sin esta información, no podemos brindarle un servicio u otro desempeño.
Si el motivo de la recopilación y el procesamiento posterior de sus datos personales es el cumplimiento de obligaciones legales o la protección de nuestros intereses legítimos, entonces está obligado a proporcionarnos sus datos personales. Siempre solicitamos solo los datos necesarios para cumplir con la finalidad definida.
Si procesamos datos sobre la base de su consentimiento, la transferencia de sus datos personales es completamente voluntaria.

¿Cómo garantizamos la protección de sus datos?
De acuerdo con la ley aplicable, nuestra empresa asegura los datos personales que maneja mediante todas las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar el mayor nivel de protección posible, teniendo en cuenta la naturaleza, el rango y los fines del procesamiento y los riesgos probables. Contamos con mecanismos de seguridad y control en un esfuerzo por evitar el acceso no autorizado o la transmisión de datos, su pérdida, destrucción u otro posible mal uso.
Nuestros empleados están sujetos a un deber de confidencialidad. Si transmitimos los datos a terceros, estas personas también están sujetas a una obligación legal o contractual de confidencialidad.

¿A quién transmitimos sus datos personales?

• 1. A Procesadores - la mayoría de las actividades de procesamiento son realizadas por nuestra empresa con sus propias fuerzas, en algunos casos utilizamos los servicios de terceros (en adelante, "procesadores"). Intentamos seleccionar solo aquellos especialistas que sean lo suficientemente confiables y protejan los datos personales transmitidos. Los procesadores han acordado contractualmente proporcionar al menos el mismo nivel de protección de los datos personales transferidos que proporciona nuestra empresa. Al mismo tiempo, obligamos a los procesadores a mantener la confidencialidad. El procesador tiene derecho a manejar los datos transmitidos exclusivamente con el fin de realizar la actividad que nos fue encomendada por nuestra empresa. Si utilizamos almacenamiento Cloud, estos se encuentran dentro de la UE y, por lo tanto, garantizan el nivel de protección requerido por la ley aplicable.

Los procesadores son:
- proveedores de servicios IT, aplicaciones y almacenamiento Cloud
- proveedores de servicios contables
- proveedores de servicios de archivación
- entidades que hacen cumplir nuestras cuentas por cobrar
- agencias de marketing

• 2. A las empresas dentro del holding ELKO EP - dentro del holding ELKO EP, transmitimos algunos datos personales de nuestros socios comerciales, clientes o empleados, principalmente con fines de administración e informes internos. Sin embargo, el fin también puede ser facilitar la celebración de contratos, la prestación de ejecución o la resolución de ciertos asuntos.
• 3. A nuestros socios comerciales - si confiamos a otra persona para que realice una determinada actividad que forma parte de nuestros servicios, puede ser necesario transferir datos personales. Dichas entidades se convierten en el administrador de sus datos personales (especialmente el transportista o el Correos).
• 4. A nuestros asesores - si es necesario para proteger los derechos e intereses de nuestra empresa, transmitimos datos personales en la medida necesaria para la afirmación o defensa exitosa de nuestros derechos a otras personas (como abogado, agencias aseguradoras o a comercial de seguro, banco, tribunales, alguaciles, subastadores).
• 5. A Autoridades estatales, u otras entidades en los casos en que nuestra empresa sea requerida por ley (por ejemplo, órganos de la administración estatal, órganos de control, órganos activos en procesos penales, juzgados, albaceas, notarios, administradores concursales).
• 6. Con su consentimiento o bajo sus órdenes, sus datos personales pueden ser proporcionados a otras entidades.

Empresas en el holding
El holding ELKO EP incluye estas empresas:

• ELKO EP, s.r.o.

Tiempo de almacenamiento de sus datos personales

Procesamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con el fin para el que fueron recopilados o con otro fin relacionado. A menos que la ley estipule directamente un período específico durante el cual se deben procesar los datos personales, consideramos que el fin del procesamiento dura mientras esta actividad de procesamiento amenaza con hacer valer reclamos legales (generalmente un período de prescripción de diez años) y un año calendario más después de la terminación de todos los reclamos legales inminentes, es decir, en el caso de un contrato, generalmente 11 años después de la terminación de la relación contractual.³
Con el fin de enviar mensajes comerciales, nuestra empresa procesará sus datos de contacto siempre que el socio exprese su desacuerdo con dicho envío. Incluso entonces, sin embargo, tendremos derecho a procesar datos básicos sobre por qué enviamos comunicaciones comerciales durante un período de tiempo razonable para demostrar la legitimidad de dicho envío.

³ Por ejemplo, al comprar bienes después de que el período de garantía haya expirado, existe un período de prescripción durante el cual el cliente puede presentar reclamaciones legales contra nuestra empresa. Después de eso, conservaremos los datos personales durante un año más para asegurarnos de que no se haya presentado ninguna demanda contra nuestra empresa ante un tribunal u otra autoridad el último día del período.

¿Cuáles son sus derechos y opciones?
1. El derecho a la información y las explicaciones
Nuestra empresa está obligada a facilitarle la información contenida en este documento de forma concisa, transparente y comprensible. Si alguna disposición de esta política no le resulta clara o no la comprende completamente, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Los contactos de nuestra empresa se enumeran al final de este documento. Nuestro personal estará encantado de ofrecerle explicaciones o información adicional.

2. El derecho a revocar el consentimiento
En los casos en los que recopilamos y procesamos datos sobre la base de su consentimiento, tiene derecho a revocar este consentimiento en cualquier momento. Dar el consentimiento es completamente voluntario. Si revoca el consentimiento, esto no afecta a aquellas actividades de tratamiento que ya tenían lugar en el momento en que se otorgaron válidamente los datos, ni a aquellas actividades de tratamiento que nuestra empresa está obligada a realizar por consentimiento otorgado previamente y actividades de tratamiento ya realizadas (por cumplimiento obligaciones legales o la protección de nuestros intereses legítimos).
La retirada del consentimiento es gratuita y puede hacerlo por escrito a correo electrónico lopd-gdd@elkoep.es

3. Derecho a acceso a datos personales
Tiene derecho a tener una descripción general de los datos que procesamos sobre usted. Puede solicitarnos información independientemente de que nuestra empresa procese o no sus datos personales. En el caso de que procesemos sus datos personales, le proporcionaremos toda la información relevante en la medida requerida por el artículo 15 del Reglamento LOPD-GDD, incluida una copia de los datos personales procesados.⁴
El ejercicio del derecho de acceso a los datos personales no debe afectar los derechos de otras personas.

4. El derecho de objeción
Si procesamos datos personales para los intereses legítimos de nuestra empresa o de un tercero, tiene derecho a oponerse a dicho procesamiento en los casos en que su situación específica lo justifique, es decir, cuando el procesamiento en sí es permisible, pero existen razones por las que aún no desea que se lleve a cabo el procesamiento.
Nuestra empresa deberá revisar el procesamiento. Dichos datos personales no se procesarán más a menos que existan razones legítimas de peso para el procesamiento que superen su interés en la privacidad u otros intereses, derechos y libertades, o a menos que el procesamiento se realice para determinar, ejercer o defender los derechos legales de nuestra empresa.
Si procesamos datos personales con fines de marketing directo, puede oponerse a dicho procesamiento de datos personales en cualquier momento. También puede ejercitar este derecho a través de herramientas técnicas (baja de comunicaciones comerciales). En ese caso, nuestra empresa no procesará sus datos personales con fines de marketing directo, pero es posible que continúen procesándose para otros fines.
Puede reclamar, así como sus otros derechos, en los contactos que se enumeran a continuación. Indique siempre la situación específica que lo lleve a la conclusión de que nuestra empresa no debe procesar datos sobre usted.
Sin embargo, la posibilidad de presentar una objeción no se aplica a todos los casos de procesamiento, no es posible utilizarla si procesamos sus datos sobre la base de un título legal que no sea necesario para un propósito legítimo, por ejemplo, debido a la necesidad de cumplir un contrato o cumplir obligaciones legales.

⁴ Le informaremos sobre las categorías de datos personales que procesamos, los fines del procesamiento, las categorías de destinatarios a los que se pueden poner a disposición los datos personales, el tiempo planificado para el procesamiento de datos, información sobre la fuente de estos datos, información sobre sus derechos y si se toman decisiones automatizadas.

5. El derecho a corección o adición
Si cree que estamos procesando datos inexactos sobre usted, tiene derecho a notificarnos y solicitar una corrección o adición.

6. El derecho a eliminar sus datos (el llamado derecho "ser olvidado")
Tiene derecho a solicitar que eliminemos sus datos personales si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:
- los datos personales ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados o procesados,
- el interesado retira su consentimiento y no existe otra razón legal para el procesamiento,
- el interesado de datos se opone al procesamiento y no existen razones legítimas imperiosas para el procesamiento,
- los datos personales han sido tratados ilegalmente,
- los datos personales deben eliminarse para cumplir una obligación legal,
- Se han recopilado datos personales en relación con la oferta de servicios de la empresa de información.
De acuerdo con el artículo 17 del título 3 de la LOPD-GDD, nuestra empresa no tiene que eliminar los datos requeridos si el procesamiento es necesario:
- determinar, ejercitar o defender los reclamos legales de nuestra empresa,
- para el ejercicio del derecho a la libertad de expresión e información,
- para cumplir con la obligación legal impuesta a nuestra empresa por un reglamento del Reino de España o la UE,
- cumplir una tarea realizada en interés público, si nuestra empresa está encomendada,
- por motivos de interés público en el campo de la salud pública cuando se procesa para medicina preventiva u ocupacional, etc.⁶
- con fines de archivación en interés público, con fines estadísticos o con fines de investigación científica e histórica, o cuando su eliminación comprometa gravemente la consecución de dichos objetivos.

7. Derecho a la portabilidad de datos
La normativa legal vigente le garantiza el derecho a obtener de nuestra empresa sus datos personales, que usted mismo nos ha facilitado, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. Podemos pasarle esta información a usted o a otro administrador si así lo solicita y si es técnicamente ejecutable. Este derecho puede ejercerse si:

- el motivo del procesamiento es su consentimiento o ejecución del contrato o la obtención de un servicio de nuestra empresa y al mismo tiempo
- Nuestra empresa lo procesa automáticamente.
El ejercicio de este derecho no debe afectar negativamente a los derechos y libertades de los demás. Este derecho no puede ejercerse si procesamos sus datos personales con el fin de cumplir una tarea realizada en el interés público, si nuestra empresa ha sido autorizada para ello.

⁵ Art. 9 párr. 2 letra h) e i) y art. 9 art. 3 de la LOPD-GDD
⁶ De acuerdo con art. 89 de párr. 1 de la LOPD-GDD
 

8. ¿Cómo manejamos sus objeciones y solicitudes?
Si contacta con nuestra empresa con una objeción o solicitud para el ejercicio de alguno de sus derechos legales, le informaremos de las medidas adoptadas. Si no tomamos ninguna medida, también le informaremos y explicaremos los motivos de nuestra acción. Le proporcionaremos esta información dentro de un mes después de recibir la solicitud. Si por la complejidad y número de solicitudes se requiere una prórroga de este plazo, también se lo comunicaremos dentro del mes siguiente a la recepción de la solicitud, junto con los motivos del aplazamiento. Ampliaremos el plazo otros dos meses como máximo. Haremos todo lo posible para proporcionarle información sobre las medidas tomadas lo antes posible.

Le proporcionaremos información sobre las medidas tomadas de la misma manera que las solicite. Todas las objeciones y solicitudes y nuestras respuestas se realizan y proporcionan de forma gratuita. Sin embargo, si sus solicitudes se repiten o son manifiestamente desproporcionadas, podemos reclamar el reembolso de los costos asociados con el suministro de la información o incluso podemos negarnos a cumplir con las solicitudes.
Nuestra empresa solo puede cumplir con sus solicitudes u objeciones si no tiene dudas sobre la identidad de la persona que presenta la solicitud u objeción. Debemos asegurarnos de que otros no hagan mal uso de los derechos y de que sus datos personales no se apropien indebidamente de otra persona. Por este motivo, nuestra empresa verifica la identidad del solicitante, ya sea solicitando información adicional para confirmar la identidad del solicitante, o presentando una solicitud u objeción con una firma verificada oficialmente. En el caso de una solicitud u objeción oral en nuestra delegación, solicitaremos prueba de su identidad presentando un documento de identidad.

9. El derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora
Si no está de acuerdo con la forma en que procesamos sus datos personales o no está de acuerdo con el enfoque de nuestra empresa, puede presentar una queja ante la autoridad supervisora ​​en cualquier momento:

Agencia Española de Protección de Datos
Calle Jorge Juan, 6, 28001 Madrid
tel.: 913 996 200
web: www.aepd.es/es

¿Cómo puedes contactarnos?
Estamos obligados a verificar la identidad de la persona que ejerce los derechos anteriores para evitar el uso indebido por parte de un tercero y la transferencia de todos los datos sobre usted a un tercero. Por este motivo, en el caso de una solicitud personal realizada en una delegación de nuestra empresa, se verificará la identidad del solicitante presentando un documento de identidad válido. En el caso de una solicitud por correo electrónico, insistiremos en que la solicitud se entregue desde la dirección de correo electrónico que tenemos registrada con usted y solicitaremos prueba de otra información que podamos combinar con la información que ya tenemos disponible para que podamos ser asegurados de no pasar los datos a otra persona. Si no es posible identificarle seguramente de esta manera, nos veremos obligados a pedirle que envíe una solicitud por escrito con una firma verificada oficialmente o una presentación personal de un documento de identidad.

Puede contactar a nuestra empresa con sus preguntas, solicitudes u objeciones de las siguientes formas:

• Por vía postal: ELKO EP ESPAÑA S.L., C./ Julián Gayarre 7A, 07004 Palma de Mallorca, Baleares
• Por correo electrónico: lopd-gdd@elkoep.es
• Por teléfono: +34 971 751 425